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Sören Gerlach: Aufbewahrungsfristen

Lexikon| Allgemein| A
28.08.2017

Aufbewahrungsfristen


Im handelsrechtlichen und steuerrechtlichen sind im §257 HGB i. V. m. §147 AO die Anforderungen für die Aufbewahrungspflicht geregelt. Abhängig von der Branche und Rechtsform des Unternehmens bestehen ebenfalls Aufbewahrungspflichten in anderen Rechtsgebieten. Die betrifft zum Beispiel:
• Umsatzsteuer,
• Einkommenssteuer,
• Körperschaftssteuer,
• Versicherungsrecht,
• Arbeits- und Sozialrecht,
• Umweltschutz.
Seit dem 01.01.1977 sieht das Handelsrecht zwei Aufbewahrungsfristen von Sechs- bis Zehn- Jahren vor. Beginn der Aufbewahrungsfrist ist mit Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die letzten Änderungen, Eintragungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen erfolgten.
Diese Fristen gelten generell auch für die Steuerlichen Regelungen §147 III S.1 AO. Durch die in §147 III S.3 AO beschriebene Ablaufhemmung verschwindet die Übereinstimmung.
"Die Ablauffrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für die Steuer von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist." (§147 III S.3 AO)
Gründe Für eine Ablaufhemmung können:
• Einspruch
• Betriebsprüfung
• Spätere Abgabe der Steuererklärung
• Etc.
sein.
Welche Unterlagen für welche Steuer von Wert sind und welche hierfür keinen Wert haben ist schwierig zu Entscheiden. Eliminiert werden können nicht nur Dokumente die Steuern betreffen dessen Festsetzungsfrist abgelaufen ist, da die Ablaufhemmung in einigen fällen erst nach der Festsetzungsfrist eintritt. Die Anforderung aus §147 I AO : “Die ... Unterlagen sind geordnet aufzubewahren“, ist immer mit der Gefahr verbunden vom Zusammenhang des Vorgangs abzuweichen.
Die Aufbewahrungspflicht endet immer zum Ende eines Kalenderjahres demnach zum 31. 12., soweit keine Ablaufhemmung in Kraft ist.
Empfehlenswert ist es allerdings alle Dokumente zur Sicherheit mindestens zehn Jahre aufzuheben, da bei einer Verletzung der Aufbewahrungspflicht Sanktionen drohen.
Nach der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist sind nur noch Dokumente länger aufzuheben, wenn sie für nachfolgende Angelegenheiten Bedeutung haben:
• begonnene steuerliche Außenprüfung,
• vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO,
• anhängige straf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
• schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren,
• zur Begründung eigener Anträge an das Finanzamt durch den Steuerpflichtigen.

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